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    一等獎

    跟蹤管理系統的開發和應用

    作者: 來源: 日期:2022/1/18 18:16:40 人氣:697

    蘇州市吳江區財政投資評審中心 代東 吳麗娟


    要:蘇州市吳江區財政投資評審中心在2020年疫情空檔期,自主開發了跟蹤管理系統。跟蹤管理系統以跟蹤數據為基本素材,利用excel軟件強大的公式函數以及VBA開發功能,將各項數據集約化、系統化、科學化分類歸納;將各類工程圖紙電子數據、圖像視頻、掃描文檔、造價信息、合同文件等分類儲存;采用記賬式輸入、動態化運算、菜單式選擇、模塊化輸出的基本方式,不僅可以實現項目跟蹤過程中各項數據的準確存儲和調用,還可以在項目跟蹤完結后形成一套完整、準確的電子跟蹤檔案。


    關鍵詞: excel;跟蹤評審;鏈接;登記;精細化


    一、跟蹤管理系統是跟蹤評審精細化的迫切需要

    開展跟蹤評審六年來,吳江評審中心在制度依據、執行細則、考核辦法等方面制訂了一套完整的管理辦法,通過執行、完善,在很大程度上規范了跟蹤協審單位的執業行為,保證了項目造價的可控運行,但在執行層面,也暴露出兩大短板。

    一是項目數據相對孤立,本月數據和相鄰月份數據之間的內在邏輯關系沒有通過程序化的手段建立,不利于統計分析,各協審工程師在報送數據時每次都要前后計算、比對分析,計算量大,錯誤發生幾率高,復核檢查困難。

    二是項目資料的無序化,項目資料是項目執行過程中的必然產物和重要證據,以書面資料和電子資料形式體現,項目資料的無序化首先體現在電子資料的無序化,項目跟蹤評審在以往的執行中,缺少一個電子資料的索引平臺,往往會造成電子資料存放無序,存儲沒有章法,快速查找便無從談起。電子資料存放無序,往往也會引起書面資料的存放無序,從而導致跟蹤資料管理困難、影響跟蹤評審效率和質量。

    隨著跟蹤評審項目的不斷增多,按照傳統方式進行跟蹤數據處理必然會加大執業人員的工作強度,評審質量也會受到影響,建立跟蹤管理系統,實現跟蹤數據的高效管理,是未來跟蹤評審工作的必然方向。

    吳江財政投資評審中心利用2020年春季疫情空檔期,深度挖掘跟蹤評審數據之間的內在邏輯關系、整體架構、系統構思、精密探索,嘗試建立一個簡單實用、涵蓋全面、準確科學的跟蹤管理平臺,憑借對excel軟件的深刻理解和認知,用公式和計算機語言把抽象的跟蹤數據通過邏輯關系串聯起來,實現跟蹤管理程序化。

    二、跟蹤管理系統的單元模塊劃分和實現原理

    1、設計理念和主要目標

    設計一個平臺,理清專業工程師和計算機的基本分工:專業工程師只做兩件事情,一種是最簡單的常量數據的登記,一種是利用工程師的專業技能對變更、方案、算量、計價、取費等進行專業判斷;計算機要做的事情是對登記在冊的常量數據進行深加工和廣積累,利用其高速計算能力和復雜的邏輯判斷特長,提取出工程師所需要的各種數據指標。讓工程師把更多的時間解放出來,用于更擅長的專業技術工作。

    具體地說,跟蹤管理系統通過工程師在相應位置記好5本帳,即基礎信息帳、事前變更帳、事后變更帳、進度支付帳、文字信息帳。實現3個目標,一是跟蹤月報的自動生成,二是跟蹤數據庫的逐步完成,三是跟蹤數據的再開發和綜合利用。

    2、整體架構圖

    整體架構圖是跟蹤管理系統的整體規劃,為各跟蹤數據的橫向邏輯聯系提供了結構支撐

    (如圖 2-1 所示)。


    2-1

    3、單元模塊劃分

    跟蹤管理系統分為4個模塊,即:操作界面模塊、成果輸出模塊、跟蹤文件數據庫模塊、幫助和更新模塊,下面將四個模塊作簡要說明:

    1)操作界面模塊

    操作界面模塊是工程師和計算機接觸最多的界面,系統設計根據評審中心現行管理辦法和跟蹤評審范圍,在5張工作表上做了5個輸入界面。這5個界面不僅僅是輸入界面,也是查詢和鏈接界面,適合對已錄入信息的多維度查詢。

    初始輸入界面(如圖2-2所示)


    2-2

    把整個項目的基礎信息填寫至對應位置,包括項目名稱、概算金額、起始年月、建設單位等;隨著項目的推進,把不斷產生的標段信息按照要求輸入。不僅如此,系統還對項目的跟蹤評審方案、項目脈絡圖、項目界面劃分、項目跟蹤報告,對標段的招標文件、合同、標底、合同文件審查報告、標段跟蹤報告等設置了鏈接位置,當上述文件電子檔存在時,由工程師進行鏈接。

    事前變更臺賬界面(如圖2-3所示)


    2-3

    變更評審是跟蹤評審成敗的關鍵所在,按照吳江評審中心現行辦法的要求,變更評審分事前變更和事后變更兩個步驟,事前變更是有初步變更意向但尚未發生時,評審變更可能產生的費用影響,測算出一個數字供建設單位參考,事后變更是變更發生后對變更產生的量、價、費綜合評審,作為工程進度款支付的依據。故跟蹤管理系統將變更臺賬分為事前變更臺賬和事后變更臺賬。

    臺賬將登記參數設置為發生年月、標段簡稱、變更扼要說明、標段專業、變更原因、送評費用、審定費用、交接時間、評定時間、返還時間等。

    多做選擇題,少做填空題,鼠標可以解決的問題,絕不讓用戶訴諸于鍵盤,是系統設計的一個基本原則,為了輸入方便,系統通過公式定義和數據的有效性的方式,在有規律選項的地方設置了下拉菜單,比如發生年月、標段簡稱、標段專業、變更原因、交接時間、評定時間、返還時間、流轉狀態等,并力求縮小選擇范圍,提高數據登記效率。

    如圖2-3所示,顯示為淺綠色的列為自動計算列,不需要工程師登記,他是根據數據之間的邏輯關系進行推算得出的(如圖2-4所示),只有交接日期和評定日期,從邏輯上可以推斷出屬于審定流轉狀態,故流轉狀態顯示為“審定流轉”,如果將返還日期進行登記(如圖2-5所示),則流轉狀態就會顯示“審定返還”。

    2-4

    2-5

    不僅如此,系統還做了大量的提示性的條件格式,當某一數據存在邏輯上的矛盾時,表格顏色會變成警戒色(如圖2-6所示)。

    在評定時長一欄,會出現“未評定超過96天”的提醒,顏色也發生了相應的變化,而96天是通過交接日期和查詢時期的差值計算而得,這里用的是today()函數處理。

    2-6

    為了方便工程師進行查找,系統還設置了查找窗體及索引按鈕(如圖2-3左上角所示)。工程師只需要將月份和流轉狀態作相應選擇,就可以得到查詢的結果,比借助excel本身查找更加方便快捷(如圖2-7所示)。

    2-7

    不僅如此,系統還更加巧妙的設計了自動鏈接的按鈕,只需要對標段名稱和變更編號進行選擇,點擊鏈接,就會自動調用數據庫中相應變更的文件夾。

    事后變更臺賬界面(如圖2-8所示):

    2-8

    事后變更臺賬的設計原理和事前變更臺賬相似,本文不再贅述,但值得一提的是,事后變更臺賬的使用頻率和重要性比事前臺賬更加突出一些,關系到變更、備案、支付等各個重要環節。和事前變更臺賬一樣,當一個變更程序執行完結后,要求工程師將變更涉及到的所有電子資料上傳至系統指定的文件夾,形成變更數據庫,方便后期調用。

    ④支付臺賬界面

    支付臺賬相比于變更臺賬要顯得簡單一些(如圖2-9所示),需要填寫的藍色列只有登記月份、標段簡稱、送評金額、審定金額、核減金額、交接日期、評定日期和備注欄等。淺綠色列為邏輯計算列,不需要工程師登記。

    另外,為防止工程師誤操作,系統所有登錄頁面的淺綠色列區域設置了保護,避免因誤操作破壞系統的公式完整性。

    2-9

    ⑤文字臺賬界面

    2-10

    文字臺賬登記是將每月重要信息采用窗體登記形式進行完成,然后自動載入數據庫,輸入、查詢、修改、鏈接都采用窗體來完成(如圖2-10所示)。

    2)成果輸出單元模塊

    成果輸出單元是根據前述輸入單元載入的數據信息,形成跟蹤信息數據庫,按照選擇的月份自動生成一報六表。分別是項目跟蹤評審月度報告、概算執行比對分析表、項目合同價和支付匯總表、事前變更匯總表、事前變更明細表、事后變更匯總表、事后變更明細表。

    一報六表的所有數據都是自動生成、自動排版,不需要工程師做任何操作。為了打印報告方便,系統還在初始操作界面設置了一鍵打印按鈕(如圖2-11所示),鼠標點擊一下,就可以使1報告6附表全部打印出,避免多余操作。

    2-11

    3)數據庫模塊

    數據庫是系統設計的基礎單元,數據庫架構的設計要考慮兩個基本因素,一個是符合工程師的邏輯存儲習慣,方便工程師正確存儲;另一個是模式化設計,方便系統準確快速調用,與輸入輸出界面完美結合(如圖2-12所示)。

    2-12

    為了保證系統能夠自動準確鏈接,減少工程師的操作步驟,架構設計還對文件夾結構樹做了嚴格的規定(如圖2-13所示):如同一個儲藏室,里面按照物品的類型分成若干個命好名字的柜子,然后又根據物品的特征在每個柜子里設置若干個抽屜,抽屜又按照時間或其他特性區分出若干個格子,按照編號順序有規律的把它們組織起來,準確識別并利用這種有規律的組織路徑就可以實現快速存儲和自動調用。


    2-13

    4)幫助和更新模塊

    幫助模塊主要是提供了視頻的使用教程和注意事項,并用文字說明的形式介紹了系統的軟件環境、使用方法及常用問題的解決辦法。

    系統在設計過程中雖然按照現行管理辦法考慮到很多功能設計,但也不可能做到全面徹底,有的隱性問題是在設計之初無法顯現的,防范就更加無從談起,系統只有通過工程師在使用過程中不斷體驗,發現并反饋問題,設計者才能有針對性的解決問題。因此,系統的更新是一個“不斷使用——發現問題——反饋問題——解決問題——定期更新”的循環過程。

    2-14

    跟蹤管理系統的更新是通過定期匯集問題,形成解決思路,以VBA模塊和窗體的形式形成補丁包,讓工程師自行下載導入系統,實現功能更新(如圖2-14所示),在開發工具——Visual basic界面下導入。

    4、跟蹤管理系統的運行原理

    1)對跟蹤管理系統進行整體架構,明確需求輸出目標,以需求為導向,構架跟蹤文件數據結構樹,分類建立輸入界面,構建輸入界面、輸出端、數據庫之間的橫向聯系。

    2)創建基礎定義工作表,設置基礎定義項。將年月、日、變更原因類型、變更狀態類型、變更編號、標段簡稱等有規律并且多次用到的變量參數用靜態的或是動態的名稱定義,以便在各種操作界面對這些變量進行菜單式選擇。

    3)建立數據庫,節點名稱簡明易懂,并配以結構圖示引導,讓工程師在規定的數據庫結構里不斷存儲數據。

    4)在輸入界面設置若干列,讓工程師只輸入最基本的常量信息,按照數據之間的內在邏輯關系,編好公式讓系統自動計算,并將計算結果自動傳導至一報六表。

    5)在輸入界面設置輸入和查詢窗體,優化輸入環境,改善操作體驗,實現自動查詢和調用數據庫文件。

    6)對各輸出文檔和附表進行打印方法設計,避免輸出數據的多打、漏打,并設置一鍵打印按鈕,減少工程師的額外操作。

    7)隨著跟蹤項目的不斷深入,跟蹤數據和檔案不斷豐富,涵蓋了合同審查、項目脈絡、動態影像、設計變更、進度支付、跟蹤月報、標段報告、項目報告等文件的完整電子檔案也將逐步形成,電子檔案形成和歸類,也反向指導了書面資料的歸檔。

    8)成果的共享,跟蹤系統形成的階段性成果和最終成果,將視建設單位和審計部門的需要及時向其共享,以提高項目管理的精細化水平。

    三、跟蹤管理系統運行和更新

    跟蹤管理系統運行2年來,各跟蹤項目的數據計算的精準度、統計的便捷性、數據結構的完整性都有了長足的進步,在使用體驗上也廣泛征求工程師的意見和建議,廣泛收集、分類總結、集中更新,先后更新系統6次以上,力求讓工程師得到最佳體驗,讓跟蹤評審數據更完整、準確。啟用“窗體”模式進行數據的輸入和查詢,并實現在查詢窗體準確鏈接數據庫文件,很大程度上優化了工程師的使用體驗感,界面設計上也增強了智能化水平,受到了工程師的一致認可。

    結語:跟蹤管理系統基本實現了記賬式輸入、模塊化輸出、自動化儲存、菜單式檢索。是跟蹤評審信息化的一個重要載體,是提高跟蹤評審效率、節約非必要勞動時間、增強電子信息集約化程度、加強信息檢索查詢便利性的一次技術飛躍。自主開發跟蹤管理系統,意義不在于為財政節約軟件開發費用,而是在于更能以需求為導向,把自身真正需要的、想要的自己來表達并設計,相比委托軟件公司編制的流程式程序,更加貼近實用,更加省時省力,功能的更新和調整更加快捷高效。

    ○二一年十月二十七日

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